Veilig printen
Veilig printen binnen jouw bedrijf
Het veilig inrichten van bedrijfsprocessen, en dan met name rondom informatietechnologieën, is een belangrijk onderdeel voor veel organisaties. Een veilige zakelijke printeromgeving is hier een essentieel onderdeel van.
In hoofdlijnen kun je dat op twee manieren realiseren:
1. Door het netwerk waarop printers aangesloten worden veilig te gebruiken
2. Door een soort twee-staps-verificatie op de printer toe te passen, waarbij medewerkers een pincode intypen
Beantwoord 5 quizvragen en kijk of jij een veilige printer bent!
Doe de test
Veilig printen via het netwerk
De beveiliging van het bedrijfsnetwerk speelt een belangrijke rol. De computers van al je medewerkers én alle bedrijfsprinters zijn hierop aangesloten. Dat betekent dat een inbreker op het netwerk mogelijk toegang tot printopdrachten kan krijgen. Beveilig het netwerk van je bedrijf daarom met een goede, up to date firewall en zorg voor veilige firmwareversies voor de printers op het netwerk.
De printerfabrikanten richten de firmware van zakelijke printers zo in dat ze een veilige component van het netwerk zijn. Hierdoor kunnen printers op een betrouwbare en veilige manier informatie het netwerk inschieten.
Daarbij is het wel belangrijk dat je de firmware up to date houdt. Dit gebeurt over het algemeen automatisch voor hun printopdracht afgedrukt wordt.
Veiligheid van te printen documenten
In grote kantoorgebouwen is de printer vaak een stukje lopen. Geprinte documenten blijven soms even liggen, voordat ze worden opgehaald. Als het om vertrouwelijke documenten gaat, is dit een beveiligingsrisico. Veel multifunctionele printers bieden de mogelijkheid om met een pincode te printen. De afdruk wordt dan pas uitgevoerd, als de opdrachtgever zijn of haar pincode invoert op het display van de printer.
Een andere mogelijkheid is het gebruik van follow me software. Een follow-me-constructie is een soort twee-staps-verificatie en waarborgt dat medewerkers alleen printen op het moment dat zij akkoord geven op de printer zelf met hun eigen unieke pincode.
Zo weet je zeker dat de juiste print bij de juiste persoon uit de printer komt én een bijkomstig voordeel is dat je zo onnodige printjes elimineert. Het aantal niet opgehaalde printjes neemt namelijk af doordat werknemers op de printer zelf hun printopdracht bevestigen.
Bovendien kan er, als er meerdere multifunctionele printers op één netwerk zitten, worden uitgeweken naar een andere printer voor het uitvoeren van de opdracht.
Bewustwording veilig printen bij medewerkers
Veel datalekken ontstaan door menselijke fouten: documenten die worden vergeten bij de printer of die achterblijven op de glasplaat van de scanner. Er valt veel winst te behalen als je werkt aan de bewustwording onder medewerkers.
Deel informatie over de risico’s van een datalek en hang informatieposters op bij de printers. Spoor de medewerkers aan om (indien mogelijk) te printen met een pincode. Zorg ook voor voldoende papiervernietigers in kantoren en in de buurt van de printer. Verkeerde afdrukken of documenten die niet langer nodig zijn, worden zo op veilige wijze vernietigd.
Zijn er afdelingen binnen de organisatie die dagelijks met persoonsgegevens werken, zoals een HR-afdeling? Zorg dan dat deze afdeling een eigen printer ter beschikking heeft. Zo verklein je het risico dat persoonlijke informatie in handen komt van willekeurige voorbijgangers.
Resultaat van veilig printen
Minder (onveilige) printjes, betekent meer efficiëntie en kostenbesparing én minder beveiligingsrisico’s!
Medewerkers printen bewuster en gaan veiliger om met hun afdrukken.
Lees meer over onze printoplossingen.
Wil je stappen maken op het gebied van veilig printen? 123zakelijk adviseert je graag over de slimste oplossingen voor jouw organisatie. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.