Beheersbaar printen
Beheersbaarheid
Het kernwoord van beheersbaarheid is controle. Hoe hoger je beheersbaarheid, des te meer controle je als beheerder hebt. De manier en de behoefte van het managen van printer processen binnen een bedrijf hangt af van het type bedrijf en het gebruik van de printers.
Het ene bedrijf wil bijvoorbeeld alleen printen en het andere bedrijf wil naast scannen ook hun volledige document proces automatiseren. Bovendien wordt er steeds vaker gebruik gemaakt van mobiel printen en is printen naar de cloud een begrip geworden.
Al deze processen zorgen voor een grotere noodzaak om zakelijke printprocessen beheersbaar te krijgen en houden. Als het gaat om het managen van printers verdeelt 123zakelijk dat in twee categorieën:
- Het beheren van de printers zelf
- Het printgedrag van gebruikers
Beheren van printers via het netwerk
Bedrijfsprinters worden aangesloten op een netwerk en daardoor ontstaat er als het ware een keten aan printers: het printerpark. Om het printerpark van jouw bedrijf goed te kunnen beheren bieden wij een oplossing: het uitlezen van printers via specifieke software, print management systemen.
Een print management systeem dat kantoorprinters uitleest geeft weet hoeveel printers er actief zijn, welke er veel gebruikt worden en hoeveel toner of inkt er nog in de printers zit. Ook kan het systeem aangeven of andere verbruiksartikelen van de printer vervangen moeten worden.
Afhankelijk van de oplossing kan een printer op afstand voorzien worden van nieuwe firmware of kunnen technische problemen direct worden opgelost. Een (IT) beheerder heeft op die manier minder omkijken naar zijn kantoorprinters en kan meer tijd besteden aan overige werkzaamheden.
123zakelijk maakt gebruik van meerdere oplossingen die ervoor zorgen dat jouw zakelijke printerpark beheersbaar(der) is en maakt daarvoor gebruik van onder andere de software van JetAdvice waarmee de printer- en verbruiksstatussen worden uitgelezen.
Beheren van printgedrag
Print management software geeft niet alleen inzicht in de status van de printers of de verbruiksartikelen. Het biedt ook mogelijkheden om het printgedrag van gebruikers in kaart te brengen. Dat wil zeggen: hoe vaak en hoeveel print iemand? Daarvoor gebruiken we de print management software Printix.
Daarnaast kun je met de printersoftware regels toepassen om bepaald printgedrag te stimuleren of juist tegen te gaan bij specifieke gebruikers(groepen). Denk daarbij bijvoorbeeld aan het uitdraaien van grote bestanden in zwart-wit en niet in kleur. Daarmee bespaar je printkosten voor jouw bedrijf, want kleurenprints zijn naar verhouding duurder dan zwart-wit prints.
Resultaat van beheersbaar printen
Het resultaat van het beheren van het printerpark en de gebruikers hiervan met behulp van print management software, is efficiëntie, kostenbesparing en bewustwording!
Je kunt tot op gebruikersniveau precies zien wat je als bedrijf aan printkosten maakt. Ook biedt het mogelijkheden voor het realiseren van kostenbesparingen, omdat inzichtelijk is wat er precies geprint wordt en hoe vaak. Deel je dit met jouw printende medewerkers? Dan is de kans groot dat je daarmee het bewustzijn rondom printkosten vergroot en kun je meer sturen op gewenst gedrag.
Printer met een refurbished printer
Een refurbished printer is een printer van een bekend merk van een aantal jaar oud die volledig wordt herzien en daarmee aan een tweede levenscyclus kan beginnen.
Beheersbaar printen vanuit de cloud
De oplossingen die 123zakelijk aanbiedt, zijn voornamelijk gericht op cloud printen. Cloud-printing biedt nog meer voordeel op het vlak van beheersbaarheid. Beheerders van het printerpark kunnen overal inloggen en gemakkelijk aanpassingen aanbrengen in bijvoorbeeld de rechten en regels van gebruikers(groepen). Daarnaast is het een stuk eenvoudiger om nieuwe gebruikers toe te voegen.
Extra handig wanneer je werknemers altijd hun eigen apparatuur meenemen. Kortom: makkelijk en beheersbaar zakelijk printen vanaf elk type apparaat (laptop, telefoon) en vanaf elke locatie voor elke medewerker binnen jouw bedrijf.
123zakelijk kijkt graag samen met jou naar de beste zakelijke printoplossing voor jouw organisatie. Op basis van het printgedrag binnen je organisatie, bieden we een complete printoplossing op maat. Neem vrijblijvend contact met ons op.