• Snel geleverd Snel geleverd en geïnstalleerd
  • automatische levering Automatische levering toners of cartridges
  • Wij denken met je mee Wij denken met je mee
  • eerlijke prijzen Eerlijke prijzen

De kosten van een printer tijdens de levenscyclus

Scroll verder

Heb je enig idee wat je betaalt voor de zakelijke printer?

Heb je de kosten van jouw zakelijke printers inzichtelijk? En wist je dat je tot 50% kunt besparen op de printkosten? Wij helpen je graag om dit inzichtelijk te maken. We splitsen de totale printkosten op in 4 onderdelen:

  1. Kosten voor hardware (de printers)
  2. Verbruiksartikelen
  3. Service
  4. Contract

1. Hardware: de printers

Elke printer die je hebt staan kost geld, of je ‘m nu (veel) gebruikt of niet. Bij een printer in eigen bezit heb je te maken met afschrijvingskosten en voor een leaseprinter betaal je maandelijks huurkosten. Welke constructie voordeliger is, hangt af van de situatie.

Bij het kopen van printers ben je in één keer veel geld kwijt, maar de totale huurkosten vallen op de lange termijn vaak hoger uit. Daarentegen weet je bij een leaseprinter altijd wat de kosten zijn en ben je volledig ontzorgd.

Meer weten over dit onderwerp? Alle voor- en nadelen leggen wij uit in ons artikel Zakelijke printer kopen of leasen?

Het is ook belangrijk om na te gaan of de huidige printer nog wel past bij het printgedrag. Gebruik je alle functionaliteiten van de printer, of zou een kleiner en eenvoudiger model ook volstaan? Betalen voor printerfuncties die je niet gebruikt is zonde! Print je vooral teksten? Dan ligt een laserprinter voor de hand. Een inkjetprinter verdient zichzelf pas terug als je veel foto’s en afbeeldingen in kleur print. Kijk welk type printer past binnen jouw bedrijf.

Voor het totale kostenplaatje mogen we de verbruikskosten niet vergeten. Als je veel print, is een duurdere printer met lage verbruikskosten een goede keuze. Maar dit is lang niet altijd het geval: vaak weegt de hogere aanschafprijs zelfs na jaren lang printen niet op tegen de lagere verbruikskosten.

2. Verbruiksartikelen: inkt of toners

Om te printen heb je altijd inktcartridges of toners nodig. De keuze tussen inkjet en laser heeft direct invloed op de totale printkosten; bij een inkjetprinter betaal je vaak meer per pagina. Je printkosten zijn daarnaast afhankelijk van de wijze waarop je de supplies bestelt.

Maak je gebruik van automatische levering? Vaak wordt er dan een vast afdrukvolume bepaald, waar je maandelijks voor betaalt. Ook als je minder print dan het afgesproken pagina’s, is het bedrag gelijk. Als je echter meer print, worden er doorgaans extra kosten berekend.

Er zijn ook flexibele contracten, waarbij je betaalt voor het exacte aantal pagina’s dat je geprint hebt. Dat kan voordeliger zijn als je een erg wisselend printgedrag hebt. Let er wel op dat je daarbij vaak een hoger bedrag per pagina betaalt.

Je kunt de inkt of toners ook zelf bestellen. De kosten zijn daarbij vaak lager. Vergeet echter niet om ook rekening te houden met de tijd die het jou of jouw medewerker kost om de voorraad te beheren en de inkt of toners te bestellen. Ook is er bij deze optie een groter risico dat er te laat besteld wordt, waardoor het bedrijf zonder cartridges of toners zit.

Onderdelen

Als je geen contract hebt, dan betaal je vervangende onderdelen voor de printer zelf. Als je wel een contract hebt, dan zijn de kosten voor vervangende onderdelen daar vaak bij inbegrepen.

Papier

De kosten van papier worden vaak onderschat of zelfs volledig over het hoofd gezien. Papier is echter niet goedkoop, zeker als er veel geprint wordt. De papierkeuze, zoals de dikte, afwerking en het formaat van het papier, bepalen voor een groot deel de kosten.

3. Service

Service is een breed begrip, maar speelt een belangrijke rol bij het bepalen van de totale printkosten. De kosten voor services kunnen onderverdeeld worden in:

  • Garantie

    • Als je alleen fabrieksgarantie hebt op jouw koopprinter, dan bespaar je op de kosten van de garantie. Als je echter onderhoud nodig hebt of een probleem met de printer hebt, dan moet je daar apart voor betalen
    • Als je een servicecontract op afroep hebt, heb je vaak prijsafspraken met een leverancier over de kosten per incident. Je houdt echter het risico op extra kosten bij een groot aantal incidenten, waardoor de totale kosten lastig in te schatten zijn
    • Als je voor all-in-service kiest, dan kun je rekenen op volledig onderhoud en hulp bij storingen. Let bij het kiezen hiervoor goed op de inhoud van de werkzaamheden.
  • Automatische levering

  • Onderhoud en storingen

    • Weet je voor welk onderhoud en voor welke storingen je precies betaalt, wat er onder het contract valt en wat de responstijd is? Met een langere responstijd bespaar je kosten, maar is er risico op het stilvallen van het bedrijfsproces.
  • Additionele softwarepakketten

    Het gebruik van specifieke software kan veel besparing opleveren, maar:

    • Maak je veel gebruik van de mogelijkheden van de software?
    • Zitten sommige functionaliteiten al in de printer en betaal je dubbel?
    • Zijn de medewerkers goed bekend met de mogelijkheden van het gebruik van de software?

Weet u hoeveel uw printer kost?

4. Contract

Een contract kan vele voordelen opleveren op het vlak van ontzorging en het afdekken van risico’s. Dit ondersteunt een efficiënter bedrijfsproces. Zoals bij elk contract, dien je wel heel goed op de “kleine lettertjes” te letten. Weet je waar je precies voor getekend hebt als het over de volgende voorwaarden gaat?

  • Looptijd
  • Verlengingsvoorwaarden
  • Prijsverhogingen (indexatie)
  • Mogelijkheid voor tussentijdse aanpassingen

Kortom: dit kan allemaal leiden tot extra of overbodige (verborgen) kosten.

123zakelijk helpt je bij het inzichtelijk maken van jouw printkosten

We snappen dat dit veel informatie is. Inzichtelijk maken hoeveel jouw printers écht kosten, is een aardige klus. Wij helpen je graag bij het volledig doornemen van jouw printersetup, waarbij we alle bovengenoemde punten meenemen. Zo krijg je een compleet beeld van jouw huidige kosten én de besparingsmogelijkheden.

Dat doen wij als volgt:

  • On-site printercheck / inspectierapport
    Een gekwalificeerde servicemonteur komt kosteloos bij je op locatie om jouw printers te controleren. Hij of zij kijkt of er direct of op termijn onderdelen vervangen moeten worden
  • Verbruiksanalyse
    We kijken naar het printgedrag van de medewerkers: hoeveel wordt er geprint, zijn het voornamelijk A4 of A3 prints, printen zij veel zwart-wit of in kleur, zijn het bestanden met veel pagina’s die worden afgedrukt etc.
  • Behoefte-onderzoek / inventarisatie van wensen
    Wij gaan met je in gesprek over wat jouw wensen en behoeftes zijn voor de inrichting van de zakelijke printomgeving.
  • Contractanalyse
    Wij lopen de voorwaarden van jouw huidige contract met je door en geven advies over de punten waar je specifiek op moet letten.
  • Overstapservice
    Wij nemen het opzeggen van uw huidige contract indien gewenst voor je uit handen, zeggen dit voor je op en zorgen voor een soepele overstap naar een oplossing van 123zakelijk.
  • Alles leidt tot een vrijblijvend advies
    Je ontvangt een verslag van de bevindingen, inclusief onze aanbevelingen.
Hoeveel betaal je voor jouw printer? 123zakelijk helpt je besparen

Wil je weten hoeveel jouw printers kosten én hoeveel je kunt besparen? Neem contact met ons op!